Планируем свой день: матрица приоритетов Эйзенхауэра (+ бланк для скачивания)

Не пугайтесь: на самом деле это очень простой прием тайм-менеджмента, но со сложным названием)) Сегодня мы поговорим о матрице приоритетов Эйзенхауэра – уверена, что большинство читателей приходили к такому планированию времени и дел интуитивно, хотя, может, и оформляли список дел иначе.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает определить самые важные и срочные дела в течение дня.

Кстати, почему Эйзенхауэра? Это фамилия одного из американских президентов, который, как считается, стал первым ее применять.

Скачайте шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра здесь: вот готовый бланк – просто распечатайте и пользуйтесь!

Матрица: важное, срочное, неважное, несрочное

Использовать матрицу очень легко: запишите все свои дела в нужный квадрат – и выполняйте))). Уникальность приема в том, что человек учится осознавать, что же является самым важным, а что можно вообще отбросить и не делать, ведь иногда важность/неважность дел бывает неочевидна.

Чтобы легче было запомнить, поделюсь тем, что получилось у меня. Это моя матрица с реальным списком дел на день. Как видите, горящих планов я стараюсь не допускать, основная масса — это важные и несрочные задачи. В квадрате неважные-несрочные у меня пусто — там просто привела пример, чтобы было понятней, что сюда относится. А о моих выводах после использования матрицы читайте в самом конце статьи.

Матрица Эйзенхауэра: как делить дела?

1. Срочное и важное (выполняем сразу!). Наверняка, у вас появилось искушение почти все свои дела вписать в этот квадрат. На самом деле по-настоящему важных и срочных дел у нас немного – большинство может и подождать. Сюда заносим:

• дела, у которых подходит срок сдачи (сдача курсовой, отчета, статьи);
• экстренные походы к врачам (травматолог, стоматолог);
• срочные звонки;
• форс-мажорные ситуации (вызов сантехника, если течет труба)

Лучший вариант – если поле матрицы «Срочное и важное» будет почаще пустым, а все дела можно отнести к следующему пункту.

Читайте также: «Правило 20 минут. Лучше мало, чем ничего!»

2. Несрочное и важное (планируем!). В идеале у человека, знающего тайм-менеджмент, все важные дела записаны тут. В категорию «Срочное» задачи обычно переходят из-за лени, прокрастинации или форс-мажоров в быту или со здоровьем. Последних избежать бывает трудно, но если регулярно бывать у врачей на профилактическом осмотре, то по крайней мере категорию «срочных дел, связанных со здоровьем», можно будет сократить.

Что касается прокрастинации, то стоит научиться не допускать в своей жизни горящих сроков, и матрица приоритетов Эйзенхауэра здорово в этом помогает (если ей, конечно, следовать). Кстати, если научиться выполнять запланированное, пока оно еще не горит, можно сильно снизить количество стрессов:  есть возможность качественно и без спешки выполнять каждое дело.Твитнуть

Что относим в эту категорию?

• плановая работа;
• анализ и оценка рабочих моментов;
• спортивные занятия;
• приготовление пищи;
• ремонт одежды, стирка;
• уборка.

Почитайте о том, зачем есть лягушку и о других необычных приемах для управления временем

3. Срочное и неважное (делегируем!). Эти дела, как правило, никак не приближают нас к цели, а лишь тормозят рабочий процесс и отвлекают. К ним можно отнести:

• навязанные и не важные лично вам встречи;
• празднование дней рождений неблизких знакомых или поздравление их по телефону;
• уборка или готовка к незапланированному приходу гостей;
• внезапно появившиеся бытовые проблемы: сломалась микроволновка, перегорела лампочка, разбилось большое зеркало. Эти неприятности огорчают и раздражают, но мир не рухнет, если вы не уделите им внимания сиюминутно.

Есть большая опасность – многие относят эти дела в категорию  «Срочное и важное», поэтому старайтесь хорошо анализировать каждое дело, а затем заносите в нужную категорию матрицы Эйзенхауэра: возможно, дело окажется не столь важным, как вы думали.

Ну а поскольку дела из этого поля часто не приближают нас к цели, а только отвлекают, постарайтесь их минимизировать: некоторые можно просто не делать, а другие перепоручить другим: к примеру, заказать торт вместо того, чтобы печь его самой.

4. Несрочное и неважное (думаем: а нужно ли это?). Такие дела мы обычно и не записываем: к примеру, время на соц.сети или телевизор, компьютерные игры, серфинг по сайтам без цели. Обычно бывает так: нет сил работать – зайду в соц.сеть, пообщаюсь 5 минут. Пять минут затягиваются, и вот уже потерян целый час. Мы говорим себе: «ну надо же было отдохнуть!» Но понимаем, что отдыха это не принесло, а время потрачено.

Узнайте о методиках для женского тайм-менеджмента

Куда отнести отдых?

Профессионалы в использовании матрицы приоритетов Эйзенхауэра советуют планировать даже отдых. К примеру, такой пункт как получасовая прогулка вполне можно отнести к «Важным и срочным» делам – с указанием времени. Если подразумевается поездка на отдых на несколько дней, то заносим это дело в категорию «Важное и несрочное». Научившись планировать качественный отдых, меньше будет желания урвать час на неполезный и нерасслабляющий.

Читайте также: как научиться рано вставать?

Мои выводы после использования матрицы Эйзенхауэра:

1. Срочных дел действительно немного! А бывали дни, когда их просто не было. Раньше все свои планы я считала срочными и важными, а потому мучила себя тем, что не выполняю их быстро (хотя мои списки часто были похожи на перепись населения по длине))).
2. Теперь я стараюсь не допускать горящих сроков – мои планы в основном остаются в категории «важных и несрочных», а не переходят в «срочные». Матрица помогла отказаться от привычки делать всё в последнюю минуту.
3. Задумалась вот над чем: если некоторые дела нет нужды заносить в список дел (типа посидеть вконтакте), то может и делать их можно пореже?) Понемногу начала контролировать своих «пожирателей» времени: соц.сети и развлекательные сайты с демотиваторами и всякими смешными картинками.

А пользовались ли матрицей Эйзенхауэра вы? Что понравилось, а что нет? Легко ли определить свои важные-неважные и срочные-несрочные дела?