Круговорот незавершенных дел: как научиться доводить дела до конца

Блокнот и чашка чая на кровати

Татьяна Трунова

Сегодня в гостях у блога «Оптимизация жизни» — Татьяна Трунова, переводчик и преподаватель итальянского языка. Ее авторский  сайт «Дорогами души» держится, по словам Татьяны, на трех «китах», трех ее увлечениях. По интересному совпадению все они начинаются на букву «П»: Преподавание, Путешествия и Писательство. В моем блоге Татьяна делится секретами, которые помогают ей доводить начатые дела до конца. Итак, как же не бросать начатое на полпути? Передаю слово Татьяне.

Порой мы несемся по жизни, словно белка в колесе. Не останавливаемся ни на минуту. Хватаемся за очередной проект, не успев завершить начатые дела. Не так страшно, когда таких незавершенных дел немного, пара-тройка штук. А если их пара десятков?

Проблема решается очень легко с помощью нехитрых правил. Они известны давным-давно, просто многие почему-то сомневаются в их эффективности и не торопятся применять. А зря. Лично мне эти подсказки здорово помогают доводить начатое до конца.

Не бросать начатое дело на полпути поможет план и расстановка приоритетов

Чтобы наглядно увидеть весь объем незавершенных дел, я составляю полный список своих мини-проектов. Мой любимый формат это план на неделю. В нем легко варьировать порядок выполнения работы, если есть четкие привязки. Для меня такими привязками служат сроки сдачи переводов и расписание учебных занятий. Поэтому в первую очередь расставляю этих «китов», а остальные дела-«рыбки» плавают уже в открытом море, какой бы ни был соблазн ими заняться.

Что делать, если список «рыб» оказался длинным и слишком объемным? Завершить начатые дела помогает расстановка приоритетов. И здесь приходит на помощь знаменитая «матрица Эйзенхауэра». Она позволяет распределить все дела по четырем квадратам в зависимости от их срочности и важности:

Важное-

срочное (1)

Важное-

несрочное (2)

Неважное-

срочное (3)

Неважное-

несрочное (4)

Как только я расписываю дела по квадратам, то становится ясна вся картина: чем нужно заняться в первую очередь (квадрат 1), что немного подождет (квадрат 2), что следует делегировать (квадрат 3), а что можно вообще не заканчивать, а со спокойной совестью отложить или вообще даже не начинать (квадрат 4). Из личного опыта: размещение задач в последнем квадрате спасает от неминуемой гибели массу нервных клеток и, действительно, помогает довести важные начатые дела до конца!

Читайте также: «Планируем свой день: матрица приоритетов Эйзенхауэра» + бесплатно скачайте бланк

Систематизируем материал

Большинство из нас бежит одновременно по нескольким дорожкам. В моем случае это преподавание, переводы, писательство, семья и дом, путешествия, увлечения. Тонны материала. И если я его не разложу по полочкам и не приведу в порядок, то через неделю просто утону в безбрежном океане разношерстной информации.

Как можно систематизировать материал? Здесь все зависит от специфики работы. Например, как преподаватель, я фиксирую все занятия (даты, изученные темы, результаты проверочных тестов), подбираю и комплектую учебные материалы (лексика, грамматика, тексты для аудирования, для чтения, для перевода, лингвистические игры и т.д.). Как переводчик, составляю глоссарии и веду учет переведенных документов. Налицо не только порядок в записях, но и полезная привычка доводить начатое дело до конца.

Кружка с чаем и печенье

Ваши рабочие материалы могут быть как в электронном, так и в бумажном формате. Если они хранятся на компьютере или на внешнем накопителе, то лучше разложить их в традиционные тематические папки, которые могут содержать вложенные папки. Если вам приходится вести записи в тетради, то предлагаю познакомиться с моей электронной книгой «Как систематизировать записи в тетради: 10 подсказок преподавателя».

Чтобы завершить несложные начатые дела, используем паузы

Порой для решения определенной задачи требуется совсем немного времени, 5-10 минут. Найти их не так сложно. Когда вы переключаетесь с одного вида деятельности на другой, сделайте паузу. И выполните одно из запланированных дел. Времени это занимает немного, а в итоге оказывается, что список незавершенных дел волшебным образом «рассасывается» сами собой.

Что можно сделать? Убраться на полочке. Смотришь, а через неделю порядок уже на всех остальных полках. Погладить белье, пока его не набралась целая гора. Оплатить через Интернет квитанцию. Позвонить. Ответить на письмо. Сразу прочитать понравившийся материал, а не складывать его в папку «Разобрать».

Читайте также: «Как быстрее наводить порядок дома?»

Подобные паузы-переключения очень помогают при работе над крупными проектами. Ты смотришь более свежим взглядом на то, что уже сделано. После подобных перерывов я гораздо быстрее заканчиваю начатые дела, связанные с письменными  переводами. Например, сразу же нахожу в текстах ошибки, опечатки и неудачные формулировки.

Заканчивать начатые дела легче, если иногда делать перерывы для другой работы

Доводить начатое до конца поможет объединение нескольких дел

Признаюсь сразу: я не фанат многозадачности. Однако жизнь часто подкидывает ситуации, когда одновременно можно заниматься несколькими вещами. Почему бы этим не воспользоваться, чтобы завершить какие-то начатые дела?

Наверное, у всех бывают периоды вынужденного ожидания. Неважно, где вы «застряли» — в очереди, на автомойке или в дорожной пробке можно заканчивать небольшие начатые дела. Например, планировать, подводить итоги, делать звонки, читать, делать наброски для будущих текстов. Или просто расслабиться. Поверьте, ваше тело и ваш мозг будут вам искренне благодарны за эти минутки отдыха. Кстати, часто в такие моменты приходят самые интересные идеи. Именно для них я и держу в сумочке блокнот с ручкой.

Читайте также: «Какие бланки есть в моем домашнем органайзере?» + скачайте бесплатно

Некоторые из моих учеников за рулем слушают аудиокниги, песни или диалоги на итальянском языке. Я сама, занимаясь домашними делами, время от времени слушаю интересные подкасты, мастер-классы, вебинары. Поэтому если вам не нужно ничего фиксировать, делать конспекты или выполнять задания – слушайте на здоровье!

Девушка с фотоаппаратом, книга. ваза

Долой перфекционизм!

Не зря говорят, что лучшее – враг хорошего. Маниакальное стремление к совершенству здорово мешает доводить начатое до конца. Ты переделываешь одно и то же миллион раз, чтобы всё было идеально. Ниточка к иголочке, тютелька в тютельку, все точки над «и» и над «ё». Шлифуешь до бесконечности. А ведь часто финальную точку можно поставить гораздо раньше.

Надеюсь, вы понимаете, о чем идет речь. Я не призываю опуститься на примитивный уровень и делать всё спустя рукава по принципу «тяп-ляп и вот вам клетка». Гораздо лучше научиться интуитивно чувствовать момент, когда стоит остановиться, прекратить «вылизывать тарелку» и со спокойной совестью принять то, что есть. А если вас все-таки гложет червячок сомнения, то возвращайтесь позже и продолжайте огранку своих алмазов.

Читайте также: «Женский тайм-менеджмент: мои нестандартные техники»

Время от времени пересматриваю самые первые посты на своем блоге. Один материал надо бы переписать. Второй подредактировать. Третий разбить на блоки. В четвертый добавить иллюстраций, а в пятый заголовков. В шестой…  Стоп! Читатели все равно прочтут и прокомментируют самые «цепляющие» тексты даже в таком виде. Поэтому переживать из-за несовершенства точно не стоит. Это незавершенные дела? По сути, да. Срочные и важные? Нет. Как появится свободная минутка, так и подкорректирую то, что меня не совсем устраивает.

Миска винограда

К чему я пришла, следуя этим простым правилам?

  1. Сдвинула с мертвой точки проекты, которые казались совершенно неподъемными, и за которые даже взяться было страшно. Например, создала свой авторский сайт и начала писать электронные книги.
  2. Научилась не бросать начатые дела на полпути. Просто смотрю, что с ними лучше всего сделать: разделить на кусочки и «съесть» по частям, выставить дедлайн или с чем-то объединить.
  3. Нашла комфортный для себя стиль работы, когда между крупными проектами можно гармонично вкраплять мелкие задачи.

Надеюсь, мой опыт поможет вам выйти из пресловутого «беличьего колеса», если вы по нему еще бегаете. Желаю вам до Нового года завершить начатые дела и полностью обнулить списки незавершенных дел! 

Понравилось? Поделись с друзьями:

Читайте еще

10 комментариев

  • Татьяна, большое спасибо за опыт!
    Многое перекликается с моим планированием. Пытаюсь покорить матрицу Эйзенхауэра, но составить одно, а следовать другое, поэтому приходится применять метод «загони себя в угол».

    • Анна, благодарю! Очень рада, что Вам отозвалось. Как знакомо это состояние загнанности в угол! Лично мне помогает смена деятельности. Знаете, для чего? Чтобы наполниться, чтобы залить свои топливные баки и двигаться дальше. Даже если дело неважное и несрочное, но оно напитывает изнутри, то имеет смысл им заняться. Подзарядились — и едем дальше!
      Анна, желаю легкости во всех Ваших проектах!

  • Спасибо, Татьяна! Очень полезная статья. Некоторые принципы я использую, какие-то взяла на заметку. В последнее время мне очень помогает приложение Todoist, туда можно записать краткосрочные цели и долгосрочные проекты, а также дела, повторяющиеся изо дня в день. И расставить приоритеты. Мне очень помогает, потому что я не столько ленюсь или откладываю, сколько элементарно забываю о нужных делах и задачах. С интересом просмотрела Ваш сайт, думаю, стану постоянным читателем из-за схожести интересов — я тоже писатель, преподаватель и путешественник.

    • Литта, благодарю! Хорошо Вас понимаю насчет сложности с выполнением всех дел. Да, у меня такое тоже бывает — не всегда успеваю сделать все задуманное в срок. Не из-за лени, а просто из-за огромного количества проектов. И здесь уже смотришь, какой вариант лучше всего «ложится» на текущую ситуацию.
      Очень рада видеть Вас у себя в гостях, на проекте «Дорогами Души»!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *